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Elektronische Kommunikation - Rahmenbedingungen

Der Kreis Warendorf bietet Ihnen Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung des Kreises an.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren ist nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land NRW (VwVfG NW) und § 36 a Sozialgesetzbuch - Allgemeiner Teil - (SGB I) die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Für das Privatrecht gilt § 126 a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechend.

Der Kreis Warendorf hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet. Dies gilt ausschließlich für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Warendorf und nicht für Dritte (z.B. verlinkte Einrichtungen, Eigenbetriebe, Tochtergesellschaften, andere Behörden und Institutionen etc.).

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, weichen Sie bitte - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation aus.

 

Nicht rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Für die allgemeine - nicht rechtsverbindliche - elektronische Kommunikation per E-Mail mit dem Kreis Warendorf ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

Darüber hinaus können Sie nicht rechtsverbindliche E-Mails auch an alle anderen im Internetangebot oder auf Briefköpfen des Kreises Warendorf ausgewiesenen E-Mail-Adressen (...@kreis-warendorf.de) senden.

Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Art. 3 Ziff. 12 der Opens external link in new windowVerordnung (EU) Nr. 910/2014 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Verordnung) versehen sein muss.

 

Für diese rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail mit dem Kreis Warendorf ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet (qualifizierte elektronische Signatur notwendig!):

Beachten Sie bitte, dass an dieser E-Mail-Adresse aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegen genommen werden. Unverschlüsselte Nachrichten gelten als nicht den Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet. (Weitere Informationen zur Verschlüsselung siehe weiter unten.)

 

Aus Gründen der Prüfbarkeit werden qualifiziert elektronisch signierte Dokumente zusätzlich zunächst nur als E-Mail-Nachricht und/oder in den Datei-Formaten Portable Document Format (.pdf) und Tagged Image Format (.tif) zugelassen.

Der Kreis Warendorf kann zurzeit Signaturen folgender Trustcenter auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • S-Trust,
  • DATEV eG,
  • D-Trust,
  • TC TrustCenter

Der Kreis Warendorf bittet um Verständnis, dass derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zugelassen werden können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten für die formgebundene Kommunikation verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Es ist beabsichtigt, in Zukunft möglichst weitere Trustcenter wie z.B.

  • TeleSec,
  • SignTrust,
  • Deutsche Post Com GmbH,
  • Bundesnotarkammer,
  • verschiedene Rechtsanwaltskammern,
  • Steuerberaterkammern und
  • Patentanwaltskammer

unterstützen zu können.

Der Kreis Warendorf wird bis auf weiteres Rückmeldungen bzw. Bescheide zu per rechtsverbindlicher elektronischer Kommunikation eingegangenen Dokumenten weiterhin per Briefpost versenden. Voraussetzung hierfür ist die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten; die Verwendung eines Pseudonyms ist dabei nicht zulässig. Nachrichten und Dokumente ohne eine vollständige Absenderangabe gelten als nicht den Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.

Die Übertragung von im Internetangebot des Kreises Warendorf angebotenen Vordrucken im PDF- oder Microsoft Word - Format mit qualifizierter elektronischer Signatur ist aus technischen Gründen derzeit noch nicht möglich.

 

De-Mail

Der Kreis Warendorf ist auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Eine absenderbestätigte De-Mail gilt gemäß E-Government-Gesetz ab 01.07.2014 als Schriftformersatz. Die zentrale Eingangsadresse ist: 

  • info@kreis-warendorf.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

Informationen zu technischen wie rechtlichen Hintergründen sowie eine Übersicht häufig gestellter Fragen (FAQ) erhalten sie bei Opens external link in new windowder Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik.

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie an den Kreis Warendorf verschlüsselte Nachrichten an folgende hierfür eingerichtete E-Mail-Adresse senden:

Folgende Verschlüsselungsverfahren werden vom Kreis Warendorf unterstützt:

  • S/Mime

Für die Verschlüsselung benötigen Sie den so genannten „öffentlichen Schlüssel“ des Kreises Warendorf für das genannte Postfach, der Ihnen unter folgendem Link zum Download bereit steht:

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens des Empfängers über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Allgemeines

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass der Kreis Warendorf nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

  • Portable Document Format (.pdf) - Adobe Acrobat / Adobe Reader / Acrobat Reader ab Version 4.0 bis Version­10.0­-,
  • Rich Text Format (.rtf),
  • Textdateien im Format ASC II (.txt),
  • Microsoft Word ab Version 97 bis Version 2016 (.doc, .docx),
  • Microsoft Excel ab Version 97 bis Version 2016 (.xls, .xlsx),
  • Microsoft Powerpoint ab Version 97 bis Version 2016 (.ppt, .pps, .pptx, .ppsx),
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg),
  • Portable Networks Graphics (.png),
  • Graphics Interchange Format (.gif),
  • Tagged Image Format (.tif).

Andere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste bei Bedarf aktualisiert wird.

Die Gesamtgröße für eingehende E-Mails (einschließlich Anhänge) ist auf 20 MB begrenzt. Größere Mails werden automatisch abgelehnt.

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

 

Werden bei der Umsetzung von E-Government-Anwendungen/-Projekten abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle bzw. in geeigneter Weise informiert.

 

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an:

 

Kreis Warendorf
Amt für Informationstechnik und Statistik
Michael Oehme

E-Mail-Adresse: Opens window for sending emailmichael.oehme@kreis-warendorf.de
Telefon: 02581 53-1220


 

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